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推广软文撰写-如何才能创作好的商务文章

在日常工作中,你可能一直在写作:给客户的建议,给高级管理人员的备忘录,给同事的源源不断的电子邮件。但是,您如何确保您的写作尽可能清晰有效?你如何让你的沟通脱颖而出,为人铭记增加对你的认可乃至希望合作?

专家怎么说写作

时间过长的经理可能会认为提高写作水平是一项乏味甚至无聊的写作。但是,知道如何打造有趣且聪明的句子对于有效沟通、赢得业务和让自己与众不同至关重要。麻省理工学院斯隆管理学院管理传播高级讲师卡拉布莱克本说:“正如马文·斯威夫特令人难忘的所说,清晰的写作意味着清晰的思考。” “你可以拥有世界上所有伟大的想法,如果你不能沟通,没有人会听到它们。” 幸运的是,每个人都有改进的能力,《HBR 商业写作指南》的作者布赖恩·加纳 (Bryan Garner) 说. 他说,有效的写作“不是你与生俱来的天赋”。“这是你培养的技能。” 以下是如何简单、清晰、准确地书写。

写作的前提:

当你在把笔放在纸上或手放在键盘上开始组织一篇文章的脉络之前,先想想你想说什么。“许多人犯的错误是他们过早地开始写作,”加纳说。“他们一边写作一边思考想法,这使得他们的写作不那么结构化、曲折和重复。” 问问自己:在阅读此电子邮件、提案或报告后,我的听众应该知道或想到什么?如果答案不是立即明确的,那么您的行动就太快了。“退后一步,花更多时间整理思绪,”布莱克本建议道。

直截了当地提出

你的观点。许多人发现他们在学校发展的写作风格和结构在商业世界中并不适用。“商业写作的一大病痛是将信息推迟到写作的中间部分,”加纳说。通过首先简洁地提出您的主要观点,您可以节省读者的时间并在深入研究大部分写作之前加强您的论点。在撰写较长的备忘录和提案时,加纳建议在**页顶部以“不超过 150 个字”的形式说明问题和提出的解决方案。“掌握总结的诀窍,”他说。“如果你的开场白不行,那整篇文章就不行了。”

减少累赘

不要“用三个词来做,”布莱克本说。用批判的眼光阅读你的文章,并确保每个单词都朝着你的更大观点写作。删除所有不必要的单词或句子。没有必要说“普遍的意见一致”,例如,什么时候“共识”就可以了。“一分钟读者觉得一篇文章冗长,他们就开始调整,”加纳说。他建议删除介词(观点变成观点);用动作动词替换-ion词(提供保护成为受保护);使用收缩(不要而不是不要,我们而不是我们是); 和交换是,是,是与分别具有较强的谓词(指示,而不是指示)。

避免行话和传播度低的词汇

商务写作充满了行业特定的流行语和首字母缩略词。虽然这些术语有时是不可避免的,有时作为速记会有所帮助,但它们通常表示懒惰或混乱的思维。扔太多,你的读者会认为你在自动驾驶 – 或者更糟的是,不明白你在说什么。“行话不会增加任何价值,”但“清晰和简洁永远不会过时。” 可以通过在日常写作积累的过程中创建一个“流行词黑名单”,以避免出现“可操作”、“核心竞争力”、“有影响力”和“激励”等词语。您还应该避免使用浮夸的语言。作家们经常错误地认为,当一个简单的人会做时,使用一个大词是聪明的标志。它不是。

阅读您所写的内容

站在读者的角度。您的观点是否清晰且结构合理?句子是否简洁明了?布莱克本建议大声朗读段落。“这就是这些缺陷暴露出来的地方:你的论点中的空白,笨拙的句子,两段太长的部分,”她说。不要害怕请一位同事或朋友——或者更好的是,请几位同事和朋友——来编辑你的作品。欢迎他们的反馈;不要反感它。“编辑是一种友谊行为,”加纳说。“这不是侵略行为。”

每天练习

写作是一种技能技能会随着练习而提高。每天阅读写得很好的材料,并注意用词、句子结构和流程,通过选择一份风格和语音表述与思想和自身不谋而合的作家作品作为指南以供参考在这之后**重要的是,在您的日程安排中安排时间进行编辑和修改。“编写和修改自己的作品是发生变化的地方,而且速度并不快,时间花得很好,因为**的作家在不断的修改中脱颖而出。

要记住的原则:

要做到:

计划好你要说的话,让你的写作更直接和有效。

谨慎使用单词并保持句子简短,切中要害。

避免行话和“花哨的”词。力求清晰。

要避免:

争辩说你根本不会写。任何人都可以通过练习成为更好的作家。

假设你的初稿是完美的,甚至可以通过。每个文件都可以改进。

埋没你的论点。尽快提出你的主要想法